|
|
|
 |
|
מיקור חוץ של ניהול פרוייקטים
יניב פרקאל
|
העולם העסקי של ימינו מכתיב סביבת עבודה דינאמית ותחרותית, המעמידה במרכז את צרכיו המשתנים של הלקוח. אחד המאפיינים הבולטים בסביבה זו הינו מעבר מייצור סדרתי "מסורתי" לעבודה פרויקטאלית. מבחינה ניהולית, שינוי זה מציב אתגר מקצועי לניהול פרויקטים אלו באופן חסכוני, יעיל וחכם, ודורש ממנהל הפרויקטים שיפור מתמיד ביכולות הניהול.
המודעות לחשיבות הניהול המקצועי של הפרויקט ולניהול הפרויקטים כמקצוע, נמצאת במגמת עליה לאורך השנים האחרונות בכל העולם, ובעקבות זאת עולה הדרישה לניהול פרויקטים מתקדם ומיומן, שאינו תלוי טכנולוגיה וידע מקומי, אלא מתבסס על מתודולוגיות וכלים ניהוליים.
מיקור חוץ (Outsourcing) מקובל כיום בעוד ועוד תחומי עיסוק. יתרונות השיטה ברורים: הארגון מתמקד בתחום בו יש לו יתרון יחסי, ניסיון ומיומנות ביצוע ומוכר שירותים אלו לארגונים אחרים. לפיכך, קיימים מקרים בהם ייטב לארגון לשכור את שירותיו של מנהל פרויקטים מקצועי, אשר יעמוד במערכת האילוצים והלחצים, ויביא להצלחת הפרויקט תוך עמידה בתקציב, בלוחות הזמנים ובאיכות המוצר הנמסר ללקוח.
השיקולים העיקריים המובילים חברות להשתמש במיקור חוץ בתחום ניהול הפרויקטים:
- צמצום עלויות - מספר סקרים בינלאומיים הצביעו על הצלחה של מיקור חוץ (בכל הנושאים) כאשר הוא מוביל לחסכון בעלויות. החסכון הממוצע עומד על כ-13%, כאשר בשירותים מסוימים יש ספקים הטוענים לחיסכון של בין 30-50 אחוזים. צמצום העלויות נובע בין השאר גם מחסכון בעלויות גיוס, מיון והכשרה. בתחום ניהול הפרויקטים צמצום העלויות נובע גם מחיסכון ברכישת כלי ניהול תומכים שלרוב אינם נמצאים ברשות הארגונים.
- נגישות למומחים ולטכנולוגיה חדשה - בסיטואציות בהן לארגון יש פונקציה ניהולית מצומצמת אשר אינה מצדיקה העסקת צוות ניהול פרויקטים בשל עלותו הגבוהה, עשוי הארגון להרוויח ממיקור חוץ. מנהלי הפרויקטים החיצוניים עשויים להביא גם טכנולוגיה חדשה אל הארגון.
- עמידה בקצב התפתחות השוק - מיקור חוץ של ניהול פרויקטים שייעשה ע"י חברה בעלת ניסיון רב בתחום הפרויקט הנדרש, יסייע לארגון ליישר קו עם ארגונים המתחרים מולו בתחום.
- התמקדות בליבת הארגון - מיקור חוץ של חלק מהפונקציות הניהוליות עשוי להוות אמצעי להתמקדות בפעילויות המייחדות את הארגון, או בהבטחת תוכנית אסטרטגית מתאימה, תוך פיתוח ועיצוב של פתרונות שיאפשרו מיקום תחרותי בשוק. באמצעות צמצום ההתעסקות בפעילויות יומיומיות והעברתם לספקים חיצוניים, ניתן לצמצם מחסומים העומדים בפני ההנהלה בהשגת יעדיה.
- טרנספורמציה ארגונית - חברות אינן מאוד טובות בשינויים, בין אם הן משנות את המודל העסקי שלהן, או מאמצות חידוש שמקורו מחוץ לארגון. זוהי עבודה קשה, ואנשים לא מקבלים את מה שציפו לו. על מנת להפיק את המרב מ-outsourcing , על החברות לחשוב לטווח ארוך על שינויים מערכתיים ושיפורים שונים, כלומר לבצע outsourcing של ניהול פרויקטים הקשורים לשינויים מבניים או תהליכיים ולהימנע מהתנגשות באינטרסים תוך ארגוניים.
מתי נכון להשתמש במיקור חוץ בניהול פרויקטים?
מיקור חוץ של פעילויות ניהוליות בפרויקט כדאי כאשר הפרויקט עונה על לפחות אחד מהקריטריונים הבאים:
-
פרויקט בסדר גודל משמעותי - פרויקט הרגיש במידה רבה לאופן ניהולו ומחיר הטעות בו גבוה, ועשוי להשפיע על המהלכים העסקיים של הארגון כולו (הטמעת מערכת חדשה בכל הארגון, שינוי תהליכי עבודה משמעותיים וכו').
- פרויקט "חריג" בטבעו בנוף הפרויקטים בארגון - או כאשר הפרויקט מבוצע בארגון שאינו מכוון פרויקטים (פרויקט תהליכי / ארגוני בחברת ייצור).
- הידע הניהולי בחברה חסר או לא קיים - במצב זה מינוי מנהל פרויקט הבא עם רקע טכנולוגי בלבד הינו בעייתי מאחר והארגון אינו מסוגל לספק לו כלי ניהול.
- פרויקטים בעלי נפח ניהולי גדול - פרויקטים גלובאליים המשלבים תיאום של מספר גורמים בארגונים גדולים או בין ארגונים שונים. מיקור חוץ מצליח בפרויקטים מסוג זה להתעלות מעל המחויבות הארגונית ולתת מחויבות כוללת לתהליכי ניהול הפרויקט.
את מי כדאי לגייס לביצוע ניהול הפרויקט?
כמו בכל פעילות המבוצעת במיקור חוץ, יש לבחון את החברה המספקת את שירותי ניהול הפרויקטים. ניהול הפרויקט יכול להתבצע בהיקף של כמה משרות או בהיקף נמוך הרבה יותר - שימוש במיקור חוץ מאפשר לארגון גמישות רבה בנוגע לרמת הניהול וההעסקה הנדרשת ובמקביל מסתמך על הידע והניסיון של החברה נותנת שירותי הניהול בגיבוי מנהל הפרויקט שגויס.
השיקולים המנחים בבחירת החברה המבצעת את ניהול הפרויקט:
-
ידע - ידע ניהולי ויכולת שימוש במתודולוגיות ניהוליות וכלים תומכים בהתאם לאופי הפרויקט.
- רקע מקצועי רלוונטי - ניסיון מוכח בפעילות דומה שיאפשר ראייה רחבה של מנהל הפרויקט, השתלבות מהירה בארגון ואיתור כשלים פוטנציאליים בשלב מוקדם.
- תמיכת החברה נותנת השירות - חברה בעלת ניסיון בניהול פרויקטים תסייע למנהל הפרויקט מטעמה בפתרון בעיות, מילוי מקום ותוספת כ"א מיידית בעת הצורך.
תפקידו של מנהל הפרויקטים הוא יצירת איזון אופטימלי בין שלושה
פרמטרים עיקריים:
- טיב התוצאה או איכות המוצר הסופי.
- לוח הזמנים - מהקמת הפרויקט ועד לקו הסיום.
- עלות כוללת של הפרויקט.
לסיכום
מיקור חוץ של ניהול הפרויקט, לחברה מיומנת עם מנהלים מנוסים, תסייע בהבאת הפרויקט לתוצאה הנדרשת בפרמטרים הנ"ל תוך התמודדות מוצלחת עם המורכבות הארגונית והטכנולוגית וניצול
אופטימלי של המשאבים בפרויקט ותביא בסופו של דבר לחסכון בעלויות.
|
|
