|
|
|
 |
|
עיצוב מחדש - Reengineering
אירנה אידזינסקי
|
בעיצוב מחדש יש לנקוט כאשר נוצר צורך בטלטלה גדולה בתהליכים העסקיים של הארגון.
- סוגי חברות שניגשות לעיצוב מחדש:
חברות הנמצאות בשיאן ורואות בעיצוב מחדש הזדמנות להגדיל יתרונן על פני מתחריהן.
חברות שצופות בעיות באופק - מתחרים חדשים, תנאי פיקוח משתנים, סביבה כלכלית וכו'.
חברות השקועות עמוק בבוץ - הלקוחות מתקוממים בגלוי, שיעור פגמים גדול במוצרים וכו'.
שינויים המתחוללים בחברה המעצבת מחדש את התהליכים העסקיים שלה משפיעים על:
- תהליכים עסקיים.
- תפקידים ומבנה ארגוני.
- מערכות ניהול ומדידה.
- אמונות וערכים.
עיצוב מחדש אינו עוסק בשיפורים שוליים! בעיצוב מחדש מתבצעת חשיבה יסודית ותיכון קיצוני מחדש של תהליכים עסקיים במטרה להשיג שיפורים מרשימים במדדים חיוניים, כגון: עלויות, איכות, שירות ומהירות.
עיצוב מחדש מהו?
- חיפוש פריצות דרך להשגת קפיצות מדרגה בביצועים.
- נטישת תהליכים קיימים ויצירת תהליכים חדשים לגמרי.
- השלכת השיטות הישנות ושבירת הכללים הישנים.
כיצד?
להלן דוגמא כיצד לחשוב מחדש על התהליכים העסקיים:
- שילוב מספר תפקידים לתפקיד אחד.
- עובדים מקבלים החלטות - דחיסה אנכית של התהליכים.
- צמצום הביקורות והבקרות - להיעזר בבקרה רק אם יש בה
הגיון כלכלי.
- "מנהל לעניין" - נקודת מגע אחת בין הלקוח לבין החברה על מנת להיות מסוגלים לענות לשאלות הלקוח ולפתור את בעיותיו.
מתודולוגיה לעיצוב מחדש
הקמת מבנה ארגוני לפרויקט העיצוב מחדש
- מינוי מנהיג
- מנהל בכיר המורה לבצע את מאמץ העיצוב מחדש ומשמש כאיש חזון וכגורם מניע.
- המנהיג צריך להיות אדם בעל סמכות והשפעה להוביל את מאמץ העיצוב מחדש.
- הקמת ועדת היגוי
- גוף הקובע מדיניות, המורכב ממנהלים בכירים המגבשים את אסטרטגיית העיצוב מחדש, עוקבים אחר התקדמות וקובעים סדרי עדיפויות.
- בראש ועדת ההיגוי יעמוד המנהיג.
- מינוי "מלך" העיצוב מחדש
- אדם בעל ניסיון בעיצוב מחדש, המשמש כראש-מטה של המנהיג לענייני עיצוב מחדש.
- ה"מלך" אחראי לפיתוח טכניקות וכלים לעיצוב מחדש בתוך החברה, ולהשגת סינרגיה של מיזמי העיצוב מחדש הנפרדים המתנהלים בחברה.
- תפקידו לסייע בבחירת חברי צוותי העיצוב מחדש ולייעץ בפתרון בעיות.
זיהוי ומיפוי תהליכים עסקיים
עיצוב מחדש נועד לתהליכים, לא ליחידות ארגוניות.
תהליכים בחברה תואמים את הפעילויות העסקיות הטבעיות, אבל לעתים קרובות הם מפוצלים.
- מיפוי התהליכים מבוצע באמצעות קיום ראיונות עם אנשי מפתח בארגון ועם לקוחותיו, הכרת נהלי העבודה והמבנה הארגוני התומך בתהליכים.
- בכל ארגון קיימים מספר בודד של תהליכים (בד"כ פחות מ-10), לדוגמא:
- ייצור - תהליך של רכש עד משלוח.
- מכירות - מלקוח-בכוח עד הזמנה.
- פיתוח מוצרים - מתפיסה עד אבטיפוס.
- שירות - מבירור עד פתרון.
- בסיום זיהוי התהליכים נבנית "מפת התהליכים" שתעוצב בהמשך מחדש.
בחירת התהליך שיעוצב מחדש
על מנת להחליט אילו תהליכים טעונים עיצוב מחדש ובאיזה סדר להתמודד איתם ניתן להיעזר בתבחינים הבאים:
- תפקוד לקוי - באילו תהליכים נתגלו הבעיות החמורות ביותר? (תהליכים משובשים).
- חשיבות - מהם התהליכים בעלי ההשלכות הגדולות ביותר על הלקוחות והרווחיות של החברה? (תהליכים חשובים).
- ייתכנות - מהם התהליכים בעלי הסיכויים הטובים ביותר כרגע לתיכון מחדש? (תהליכים אפשריים).
מינוי צוותי עיצוב מחדש
- מינוי "בעל" לכל תהליך
- מינוי מנהל כאחראי על תהליך מסוים ולמאמץ העיצוב מחדש שימוקד בו.
- "בעל" התהליך ימונה ע"י המנהיג.
- תפקידו לכנס צוות של עיצוב מחדש, להניע אותו ולייעץ לו.
- בנוסף, עליו להשיג את המשאבים הדרושים לצוות ולהשיג שיתוף פעולה של מנהלים אחרים המעורבים בתהליך.
- הקמת צוות של עיצוב מחדש
- קבוצת אנשים (5-10 איש) המתמסרת לעיצוב מחדש של תהליך מסוים ומפקחת על תיכּונו מחדש ועל יישומו.
- הצוות יכלול אנשים מבפנים, המכירים טוב את התהליך, ואנשים מבחוץ, המביאים אובייקטיביות וזווית ראיה שונה (ניתן להביא אותם ממחלקת הנדסה,שיווק או
ממשרדי ייעוץ).
הבנת התהליך
- הבנת התהליך אין פירושה ניתוח התהליך:
- ניתוח תהליך מתייחס לתשומות ולתפוקות של התהליך כאל נתון, ובוחן אך ורק את תוכו של התהליך.
- הבנת התהליך אינה מתייחסת לדברים כאל מובנים מאליהם.
- לצורך הבנת התהליך חברי הצוות נזקקים לראיה כוללת ברמה גבוהה, לידע וליכולת להגיע לתובנות.
תיכּון מחדש של התהליך
- לתיכּון מחדש אין כללים מוצקים וברורים.
- קיימות מספר טכניקות להגברת החשיבה היצירתית:
- הצגת שאלות המבוססות על עקרונות והתבוננות לאן התשובות מובילות. עיקרון: בביצועו של תהליך צריכים להיות מעורבים אנשים מעטים ככל האפשר. שאלות: כיצד העובד יעשה את המטלה? לאיזו עזרה יזדקק?
- זיהוין של הנחות וביטולן.
- חיפוש הזדמנויות ליישום יצירתי של טכנולוגיה.
- עקרונות נוספים:
- הדרך הטובה ביותר לתיכּון מחדש היא בצוותים.
- אינך צריך לדעת הרבה על התהליך הקיים (ממילא הוא עתיד להשתנות).
- חשוב לראות את הדברים בעיניו של הלקוח.
- צריך לנטוש רעיונות מגובשים מראש.
- זה מועיל אם אתה אדם מבחוץ.
יישום התהליך החדש
- יישום התהליך החדש אינו אפשרי ללא שכנוע האנשים בארגון לאמץ לעצמם את הסיכוי לשינוי או לפחות לא לגלות לו התנגדות.
- ההצלחה בשלב זה טמונה בגיבוש שני מסרים מרכזיים והבאתם לידיעת העובדים:
- "צריך לעשות מעשה" - מסר ברור בדבר הצורך בשינוי, טיעון משכנע בזכות השינוי.
- "הכרזה על חזון" - מסר המבהיר "מה החברה צריכה להיות", כדי לתת לעובד מטרה מוחשית לכוון אליה.
תפקידה המסייע של טכנולוגיית המידע
טכנולוגיית מידע ממלאת תפקיד מכריע בעיצוב עסקי מחדש. היא מאפשרת לחברות לנפץ את הכללים הישנים שלהן וליצור מודלים של תהליכים חדשים.
חברה שבוחנת שימוש בטכנולוגיה חדשה צריכה לשאול את עצמה: "כיצד נשתמש בטכנולוגיה כדי לעשות דברים שעדיין איננו עושים?".
עצמתה האמיתית של הטכנולוגיה היא להציע ללקוח תשובות לבעיות שהוא אינו יודע שיש לו.
חברה המחפשת את הבעיות תחילה ואח"כ מחפשת להן פתרונות טכנולוגיים אינה יכולה לעצב מחדש.
להצליח בעיצוב מחדש
על מנת להצליח בעיצוב מחדש יש להימנע מהשגיאות הנפוצות הבאות:
- חוסר הבנה מספקת מצד ההנהלה הבכירה של מאמץ העיצוב מחדש.
- ניסיון לתקן תהליך במקום לשנות אותו.
- חוסר התמקדות בתהליכים העסקיים, התמקדות בתיכון
התהליך בלבד.
- מוכנות להסתפק בתוצאות שוליות.
- הגדרה מראש של הבעיה והיקפה.
- עריכת העיצוב מחדש מלמטה למעלה.
- קימוץ במשאבים המוקצים לעיצוב מחדש.
- הסתרת העיצוב מחדש בין סעיפי סדר היום של החברה.
- התעלמות מהערכים ומהאמונות של אנשים.
- ניסיון לחולל את העיצוב מחדש כך שכולם יהיו מרוצים.
- מעבר ממושך מידי משלב העלאת הרעיונות לשלב הגשמתם.
|
|
