|
 |
|
 |
בעולם עסקי דינאמי נדרשים ארגונים לשנות מעת לעת את היערכותם הארגונית ולהתאימה למצבי שוק חדשים.
הצורך בשינוי יכול להתעורר עקב שינוי בתחומי פעילות ותמהיל פעילות ביחידות ארגוניות מסוימות, בשינוי טכנולוגי המחייב עיצוב מחדש של תהליכי עבודה או בכל מצב בו מזוהה קושי / מכשול בהשגת תפוקות רצויות.
היערכות ארגונית מתאימה מאפשרת לממש את הייעוד בצורה טובה יותר, להשיג סינרגיה בין יחידות, לעמוד בדרישות ספקים ולקוחות ולייצר תשתית להשגת יתרון תחרותי.
|
|
 |
|
|
 |
|
|
|
מטרות ביצוע בחינה ארגונית:
בחינה ארגונית מנתחת את כלל ההיבטים הארגוניים במערכת הנבחנת ועוסקת בתחומים הבאים:
- קביעת מטרות ויעדים איכותיים וכמותיים.
- התאמת המבנה הארגוני של היחידה למשימותיה, לתהליכי עבודה, ולמאפייני כח אדם.
- בניית מודלים דינאמיים להערכת צרכי כח אדם.
- ייעול ושיפור תהליכי עבודה.
- הגדרת מדדים לבקרה אחר ביצועי היחידה והעובדים.
- שיפור ממשקי עבודה מול יחידות אחרות בארגון, ספקים ולקוחות.
- ניתוח עיסוקים של העובדים והמנהלים ביחידה.
- התאמת סביבת העבודה הפיזית לאופי הפעילות ולתהליכי העבודה.
|
| |
|
|
| |
שלב א'
מיפוי מצב קיים |
|
- לימוד מעמיק של פעילות היחידה ושל המבנה הארגוני שלה במכלול היבטים:
תהליכי עבודה, מערכות המידע, היקפי פעילות, משימות, תפקידים, בקרה וניהול ועוד.
-
המיפוי מתבצע באמצעות:
- מיפוי חומר רקע על היחידה – נהלים, הוראות רשויות, דוחות ביקורת וכד'.
- ראיונות עומק עם מנהלי ועובדי היחידה, ספקים ולקוחות.
- תצפיות על פעילות היחידה להכרת הפעילויות המבוצעות בה.
- חקר זמנים ישיר וחקר רב תצפיתי (בהתאם לצורך) בכדי לכמת תשומות ותפוקות בתהליכי עבודה וגורמים נוספים המשפיעים על אפקטיביות העבודה.
|
|
שלב ב'
ניתוח כיווני פעולה למענה ארגוני וגיבוש המלצה |
|
- איתור בעיות במצב הקיים, מיפוי פערים בין המצוי לרצוי (GAP ANALYSIS), זיהוי כשלים, חוסר יעילות ואי התאמות בתהליכים, בממשקים, במבנה הארגוני.
- גיבוש חלופות וניתוחן – הצפת דרכי פעולה אפשריות לפתרון הבעיות והכשלים שאותרו ולשיפור יעילות עבודת היחידה והגדלת תפוקותיה.
- ניתוח החלופות וגיבוש המלצה – הפעלת מתודולוגיות כמותיות ואיכותיות בכדי לנתח החלופות, יתרונותיהן וחסרונותיהן ובחירת החלופה המומלצת, אשר תתאים ליעדים ולמטרות היחידה ואשר תתמוך בצורה אופטימלית בתפקידה ובמשימותיה.
|
|
שלב ג
בניית תוכנית יישום למימוש השינוי הארגוני |
|
- בניית תוכנית עבודה מפורטת ליישום ההמלצות ולהיערכות לקראת השינויים.
התוכנית תגדיר את המשימות לביצוע, גורם אחראי, לו"ז ליישום, תוכנית הדרכה
לעובדים, אופן העברת תחומי האחריות בתוך היחידה ("העברת המקל") ועוד.
-
תוכנית העבודה תהיה בעיקרה אחת משני סוגים:
- "המפץ הגדול" – ביצוע השינוי בתאריך מוגדר מראש.
- "יישום בשלבים" – פריטת השינוי לשלבים ולאבני דרך וקביעת גאנט מדויק לביצוע.
תיבחר שגרת העבודה המתאימה ביותר, שנגזרת ממאפייני הארגון (שמרני לעומת דינמי) מהיקף השינוי (מינורי, ממעלה שניה) ומצרכי הארגון (לו"ז נדרש להשלמת השינוי).
|
|
|
|
התוצרים שחברת חושן SYNERGY מציעה
הינם רבים ומגוונים ותלויים בהגדרת מטרות הבחינה ובבעיות שאותרו במהלך שלב מיפוי המצב הקיים:
- הגדרת יעדי היחידה, מטרותיה ומשימותיה.
- גיבוש תפישת שירות.
- גיבוש מבנה ארגוני מותאם למטרות וליעדים.
- מודלים דינאמיים להערכת צרכי כח אדם, וגיבוש המלצה לכמות העובדים הנדרשת.
- עיצוב מחדש של תהליכי עבודה אפקטיביים.
- גיבוש נהלים עדכניים המשקפים את מדיניות ההנהלה לביצוע התהליכים.
- הגדרה ואפיון דרישות מערכות המידע.
- הקמת מערך מדידה ובקרה אחר ביצועי היחידה ועובדיה, כולל הגדרת תהליכי איסוף וניתוח הנתונים.
- הגדרת עיסוקים לעובדים, תכולות תפקיד, מרחב סמכויות ותחומי אחריות
ועוד ...
הסתכלות מערכתית אובייקטיבית:
לכל שינוי ארגוני השלכות רבות על יחידות, מערכות ותהליכים מקבילים או משיקים. בניתוח המצב הקיים ובגיבוש וניתוח החלופות יינתן מענה מערכתי וכולל לכל ההשפעות וההשלכות שתהיינה לשינוי הארגוני על יחידות ותהליכים אחרים.
ידע וניסיון:
לחברת חושן SYNERGY ידע וניסיון רב בביצוע עשרות בחינות ארגוניות, במגוון רחב של יחידות העוסקות בפעילויות שונות ומגוונות.
פתרונות רבים ויצירתיים:
לחברת חושן SYNERGY יש את היכולת להציע פתרונות רבים ויצירתיים התואמים את דרישות הארגון ואשר יביאו להתייעלות, לשיפור תהליכי העבודה ולהתאמה אופטימלית של מבנה היחידה לתפקידיה ומטרותיה.
כלי ניתוח ותכנון:
הבחינה הארגונית תעשה תוך שימוש בכלים אנאליטיים, מהמתקדמים בתחום הארגון והשיטות, במיפוי וניתוח המצב הקיים, בגיבוש וניתוח החלופות ובבניית תוכנית היישום כגון: כלי חקר ביצועים, תורת התורים, חקר עבודה וכלי ניהול.
|
|
|
