חזרה למאמרים
בחינת משמעויות, הערכת פוטנציאל והפקת לקחים ליישום שילוב עבודה מהבית כחלק ממדיניות העסקה ארגונית

עם חלוף הסגר והגבלות התנועה ולאחר שארגונים רבים התנסו בעבודה מהבית של עובדיהם, מתבהרת התמונה ועימה הפוטנציאל הרב הגלום בשילוב עבודה מרחוק. לעבודה גמישה, שאינה מחייבת הגעה פיזית יום יומית למשרדי הבנק, ישנם יתרונות כלכליים רבים הן לעובד והן למעסיק, כמו גם ללקוחות.

פיילוט מתוכנן ומנוהל כהלכה, אשר ילווה בהכשרה מתאימה למנהלים ולעובדים, יאפשר להפיק לקחים איכותיים ולמצות את הפוטנציאל הגלום בשילוב עבודה מהבית כתפישת העסקה ארגונית לטווח רחוק.

שיטת העבודה המוצעת ע"י חושן:

א. הכנה לפיילוט עבודה מרחוק

1. הקמת צוות היגוי רב תחומי לבחינת אפקטיביות שילוב עבודה מהבית

▪ בראש הצוות יעמוד מנהל בכיר, אשר בסמכותו לקבל החלטות במימוש הפיילוט

▪ חברי הצוות יכללו נציגים ממספר דיסציפלינות הנדרשות לביצוע הפיילוט: משאבי אנוש, הדרכה, ארגון ושיטות, סייבר ואבטחת מידע, IT וחטיבות נוספות לפי העניין.

▪ יוגדרו תחומי האחריות והסמכות של הצוות, על פי שיטת RACI (Informed, Consulted, Accountable, Responsible)

▪ יוגדרו קווי הדיווח והעדכון בפיילוט (מנכ"ל, הנהלה, ניהול סיכונים ועוד), תדירות ואופן העדכון

2. הגדרת כוכב הצפון במסגרת סדרת מפגשי פיצוח

▪ היכרות עם מודלים נפוצים לעבודה מהבית – דוגמאות מארגונים בארץ ובעולם, דגש על ארגונים דומים ברגישות המידע.

▪ סקירה (פונקציונאלית) של כלים טכנולוגיים התומכים בניהול וביצוע עבודה מרחוק, הרלוונטים לשימוש (כגון Zoom ,Teams , שיתוף קבצים ועוד).

▪ סקירת סיכוני סייבר וא"מ בעבודה מהבית – פערים מרכזיים שאובחנו עד כה לעומת ה- practice best ,תוכנית (אם קיימת) לשדרוג יכולות עבודה מהבית, מגבלות ואילוצים.

▪ ריכוז תובנות שהושגו עד כה בעבודה מהבית: אתגרים, פתרונות שניתנו, היכן עבד היטב, היכן פחות. ריכוז התובנות יכול שיעשה באמצעות שאלון מובנה שיופץ לעובדים, ניתוח והפקת תובנות משותפות חוצות ארגון.

▪ הסכמה על מטרות הפיילוט, יעדים ומדדים לבחינת הצלחתו (איכות, יעילות, גמישות, שביעות רצון).

▪ גיבוש רשימת נושאים אשר יוגדרו וייבחנו במסגרת הפיילוט, לדוגמא:
✓ מודל העבודה: לפי שעות, משרה חלקית, משרה מלאה, שעות/ימים קבועים לעבודה מהבית או גמישות שבועית בהתאם להחלטת מנהל
✓ אפקטיביות: השפעה על ביצועי העובד, משמעת, איכות העבודה, נוכחות, מוטיבציה
✓ מדידת ביצועים: לפי תפוקות, בהתאם לחוו"ד מנהל, עמידה ביעדים קצרי טווח, עמידה בתוכנית העבודה ועוד
✓ שגרות ניהול ובקרה המתאימות לעבודה מהבית: פתיחת יום, סיכום ביניים, ניהול משימות משותף
✓ כלים אפקטיביים לניהול וביצוע עבודה מרחוק: אמצעי וידאו, שתוף קבצים, דש בורד קבוצתי, ניהול משימות פרויקטאלי/צוותי, מערכת לניהול
ידע, נוכחות, כלי בקרה ומדידה, טלפוניה והקלטות, מערכות לניהול פגישות היברידיות ועוד.
✓ ניהול השינוי: תקשור, עדכון הסכמי שכר, שיטת מדידה ותגמול
✓ הזדמנויות עסקיות ביישום השינוי, כגון גיוון מקורות גיוס, שיפור השירות, חדשנות, שיתופי פעולה, שינוי תפיסות הפעלה
✓ תרבות ומחוברות ארגונית: תהליכים נדרשים לטובת מחוברות ארגונית?

▪ בחירת יחידות/תהליכים/צוותים אשר ישתתפו בפיילוט. שיקולים בבחירה:
✓ התמיכה המיכונית/טכנולוגית הקיימת כיום בביצוע העבודה מהבית
✓ העצמאות הנדרשת בקבלת ההחלטות: ככל שהעובד עצמאי יותר בקבלת החלטות כך ניתן יותר לאפשר עבודה מהבית
✓ יכולת אמידת אפקטיביות העבודה: ככל שקיימות תפוקות מוגדרות לפעילות כך קל יותר לאפשר עבודה מהבית
✓ הפוטנציאל הגלום בשיפור התפוקות/התייעלות/חסכון/שיפור השירות
✓ מוכנות העובדים לשילוב עבודה מהבית
✓ מידת החשיפה )השיורית( לסיכוני סייבר ואבטחת מידע

▪ שיטות חישוב שכר אפשריות בתקופת הפיילוט: בהתאם למרחב האפשרויות העומדות בפני מש"א (ללא שינוי, שינוי מרכיבים מסוימים בשכר, שילוב תגמול לפי תפוקות, שינוי מדיניות שעות נוספות ועוד).

▪ הכנת Road Map לפיילוט: אבני דרך מרכזיות ולוחות זמנים.

ב. אפיון מפורט לפיילוט

1. הכנת תשתית ההדרכה לעבודה מרחוק

▪ שימוש בכלים לעבודה מרחוק
▪ ניהול אפקטיבי של דיונים – הכנה, זימון, שיתוף מידע, התדיינות, סיכום ומעקב אחר החלטות
▪ שמירה על אפקטיביות והתמודדות עם סביבה "רועשת" והפרעות
▪ כלים וכללים לדיווח נוכחות והיעדרות
▪ ניהול עצמי של משימות
▪ דיווח ובקרת ביצועים
▪ ניהול ומישוב עובדים
▪ חיזוק המחוברות הארגונית
▪ ועוד

2. אפיון מפורט ליחידה / לצוות המשתתף בפיילוט

לכל יחידה / צוות יוגדרו:

▪ מרכז הפיילוט
▪ משתתפים: שמות, תפקידים, מיומנות בעבודה מהבית ופערי ידע, שעות/ימים מועדפים בעבודה מהבית
▪ מודל העבודה: שעות/ימים קבועים/גמישים, תכנון עקרוני של שבוע טיפוסי (שגרות קבועות, חלוקת עבודה במשרד/מהבית בין העובדים, פעילויות משותפות ועוד)
▪ שינויים בתהליכי העבודה: עבודה בשיתוף, גמישות בזמני ביצוע, שינוי סמכויות החלטה, פעילויות שאינן מותרות לעבודה מהבית
▪ מדדים/תפוקות ונורמות מצופות: זיהוי המרכיבים המדידים בתהליכי העבודה, הגדרת יעדים ברמה התקופתית (חודש/שבוע/יום)
▪ שיטת הדיווח ומדידת הביצועים: "דוחות ביצועים" במערכות התפעוליות, דווחי עובדים בטבלת משימות, דשבורד יחידתי
▪ דרישות לעבודה מרחוק: מערכות תומכות, הרשאות, ניטור מרחוק, סייבר ואבטחת מידע, מסך, מחשב, אביזרי וידאו ואודיו.
▪ תוכנית עבודה מפורטת לביצוע הפיילוט: תכנון שבועי/חודשי של משימות ניהול ומדידה של הפיילוט, שגרות קבועות, הפקות לקחי ביניים.

3. תקשור, הכשרה ורתימת משתתפי הפיילוט

▪ הצגת מתכונת העבודה של היחידה בפיילוט למנהלי ועובדי היחידות שבפיילוט, בהתאם לאפיון המפורט.
▪ הכשרת מנהלים בניהול עובדים מרוחקים – כללי עשה ואל תעשה, כלים ארגוניים תומכים, ידע קיים.
▪ תוכנית למידה והכשרה OJT של העובדים במיומנות עבודה מרחוק.

ג. פיילוט והפקת לקחים

1. במהלך הפיילוט:

▪ ליווי וחניכה של ראשי הצוותים OJT בהטמעת מיומנויות ניהול עובדים מהבית
▪ הפקת דוחות מצב תקופתיים – דש בורד מדדים לכל צוות פיילוט, השוואה בין תקופות וצוותים וניתוח מגמות
▪ מדידת שביעות רצון משתתפי הפיילוט במהלך הפיילוט
▪ קיום סטטוסים, הצפת אתגרים וקבלת החלטות ע"י צוות ההיגוי
▪ עדכון תשתית ההכשרה בהתאם ללקחי ביניים

2. בסיום הפיילוט:

▪ הפקת לקחים בכל יחידה
▪ סיכום פיילוט, הפקת לקחים ארגוניים
▪ הכנת מתווה ליישום כלל ארגוני

השיפור כבר בדרך…

פרסומים קשורים
נשמח לשפר את החיים של אנשים
.גם בארגון שלך
© 2020 חושן פתרונות הנדסת תעשייה וניהול בע"מ. כל הזכויות שמורות |
מדיניות פרטיות